Dentro de la vida oficinal existe el mito no escrito de que verte ocupado de tiempo completo, es sinónimo de trabajar mucho. Y trabajar mucho es sinónimo de productividad.
Muchas veces me encontré que habían compañeros de oficina que habían permanecido 24 horas en su escritorio, sacando pendientes, alimentándose de frituras, pastelitos y café; y mirándose ocupados.
Esto, claro, atraía la admiración y felicitaciones de los demás compañeros que se sentían motivados a realizar la misma proeza para el bien de la comunidad.
Debo admitir que en mis 20’s, cuando viví enganchado al estereotipo de «soy creativo y trabajo de noche», hacía exactamente lo mismo. Me enganchaba en las prisas de la mala planeación de algún jefe maniático, profesional en el oficio de mirarse ocupado. El resultado fueron demasiadas noches en vela entregadas a un amo al que yo no le importaba.
¿Te suena familiar?
Lo más deprimente del asunto es que mucho del trabajo que se realiza para «verse ocupado» es irrelevante. Se llenan formatos, reportes y vivimos reparando el daño que deja la mala organización de las tareas.
También es importante mencionar que cuando tenemos mucho trabajo tendemos a procrastinar porque nos sentimos abrumados. Entonces, en lugar de ser productivos, nos ponemos a responder mensajes en Twitter y Facebook.
Esto reditúa en mucho más estrés porque el trabajo sigue acumulándose y nosotros seguimos perdiendo el tiempo.
Cuando al fin nos dedicamos a trabajar, enfrentamos la realidad de que hay mucho por hacer y que pasaremos la noche en la oficina.
Somos fanáticos de trabajar mucho, pero no se nos ocurre que hay una mejor forma de hacer las cosas; es decir trabajar de forma inteligente.
Cuando resolvemos nuestras tareas de manera estructurada e inteligente, reducimos la carga de trabajo y optimizamos procesos. Entre las recompensas están: más tiempo libre, menos estrés, mejor humor y una salud más favorable.
Para trabajar de forma inteligente
Trabajar menos no significa ser negligentes con nuestro empleo y lista de pendientes. Lo que necesitamos hacer es encontrar un método para hacer las cosas de la manera más productiva posible.
Presento aquí algunas acciones que me han ayudado a lo largo de los años:
1. Apaga las distracciones
Las redes sociales son muy divertidas, pero son veneno para la productividad. Si quieres avanzar con tu trabajo, apágalas. No hay pretexto.
Esto aplica también para el correo elecrtónico. No vivas en el inbox. Revisa el correo dos o tres veces al día, máximo.
2. Cuestiona tu forma actual de producción
Cuando el ser humano se sienta en su gran trasero y está cómodo con su forma de resolver problemas, se vuelve perezoso. Ya no le importa innovar ni encontrar un mejor camino y se limita a hacer las cosas de la misma forma.
Creo que esto está mal. Necesitamos cuestionar cómo resolvemos las cosas. Tener un método probado por tu abuela para pelar papas, no significa que sea el mejor o más productivo.
Analizar nuestros procesos nos hace conscientes de todos los pequeños detalles que nos hacen perder tiempo o trabajar de más.
3. Aprende a usar bien tus herramientas de trabajo
Si Word es importante para resolver tu trabajo, ¿le sacas todo el jugo posible para hacer tu trabajo en menos tiempo? ¿Conoces todos los atajos? Esto aplica para todo tipo de herramientas que uses; desde una regla hasta software para editar video.
Te recomiendo mucho que inviertas en tu capacitación. Si no tienes dinero, lo único que necesitas es disciplina y buscar tutoriales en YouTube. Créeme, hay todo tipo de cursos ahí. Impresionante.
4. Respeta tu trabajo y deja de quejarte
Todos tenemos tareas que no disfrutamos del trabajo. Y parecería que uno de los deportes favoritos en la oficina es quejarse.
Si todo el tiempo que usas para quejarte lo aplicas en lo que tienes que resolver, terminarás más rápido.
5. Encuentra un sistema de productividad
No es un secreto que cuando nacemos nos arrojan a la vida sin ninguna especie de entrenamiento previo. Aprendemos a punta de golpes cómo resolver problemas. Esto, obvio, también lo hacemos de tiempo completo en la oficina.
No tener un sistema de productividad nos hace ir por esta existencia topándonos contra la pared una y otra vez.
La buena noticia es que existen muchísimos sistemas que nos ayudan a organizar el trabajo y a enfocarnos, como Getting Things Done o Pomodoro. Algunos vamos más allá y creamos nuestro propio sistema (SPOILER: pronto más noticias sobre esto).
La idea es buscar, encontrar y probar algún sistema que nos acomode.
A esto se le llama Minimalismo Aplicado. ¡Sí, señor!
PRECAUCIÓN: Buscar sistemas de productividad es muy divertido, pero puede convertirse en una carga. He conocido personas que no trabajan por estar organizando y aprendiendo a usar GTD. Lo importante de un sistema es tener un método, no el sistema mismo.
Ser cínico al respecto
Cuando comiences a terminar tus pedientes con mejor tiempo y a salir a buena hora de la oficina, te harás de muchos enemigos. Ellos aun seguirán dejando el alma en el escritorio y tú estarás haciendo cosas divertidas fuera de la oficina.
Disfrútalo con todo cinismo.
¡Hola! Soy Kyonin, monje y maestro budista de la tradición Soto Zen. Formo parte de Grupo Zen Ryokan. Comparto la sabiduría eterna del Buda para ayudar a encontrar la paz interior y la liberación del sufrimiento. Juntos vamos en camino hacia la compasión. 