Minimalismo en la oficina

Minimalismo en la oficina

Mi oficina ideal... algún día.

 

En Chocobuda y en otros blogs hemos tocado mucho el tema de ser minimalistas en nuestros hábitos y en nuestros hogares, pero poco se ha hablado de llevar el minimalismo a la oficina.

Sí, ese lugar en el que pasas hasta 12 horas y en el que convives más con tus compañeros que con tu familia.

Este lugar tan inhóspito e inhumano como lo puede ser tu centro de trabajo, lo puedes moldear a tu beneficio con pequeñas acciones que promueven tu productividad y tu calma.

Superficies planas siempre limpias

Uno de los mitos más aberrantes es que un escritorio lleno de papeles, post-its, plumas, cuadernos de notas y taza de café sucia, pertenece a una persona productiva.

Todo lo contrario. Un escritorio en desorden pertenece a una persona con caos en la mente, que le cuesta mucho concentrarse y que es muy poco productiva.

Yo sé que hay tareas que requieren que tengas papeles en el escritorio, pero siempre hay manera de ordenarlo.

En la medida de lo posible, mantén la superficie de tus mesas y libreros libres objetos. Te aseguro menos distracciones y mayor concentración.

Un sistema de productividad que te acomode

Hay personas como mi amigo y bloguero extraordinario, Omar, de Análisis Realista, que no salen a ningún lado sin su cuaderno. Habemos otros que nos sentimos cómodos con una Moleskine. Quizá eres de los que prefieren su smart phone.

Como sea tu método preferido, usa un sistema de organización, toma de notas y apuntes.

Piensa que la mente humana es el peor sistema de almacenamiento y las cosas las olvidamos con frecuencia. Si tienes una forma de tomar notas y organizarlas, adelante.

Muy pronto compartiré mi propio sistema de organización para que tengas una idea de que no necesitas un sistema super complejo. Es cuestión de buscar tomar notas de todo.

Escritorio de la computadora siempre limpio

El escritorio de la PC o Mac se llama así porque es una analogía de tu escritorio en la vida real. Entre más iconos tengas regados, más distracciones tendrás y será más difícil encontrar lo que necesitas. Para más información al respecto, lee este artículo de Chocobuda.

El medio ambiente también cuenta

Te sorprendería saber lo bien que se siente el tener en cuenta el ambiente. A tal grado que también es una actividad minimalista por excelencia.

El no usar vasos de unicell (estireno), no producir basura, no imprimir lo que no necesites y usar documentos electrónicos te hacen más consciente de tu entorno y hacen que te enfoques más en tu trabajo.

Esto es debido a que de forma inconsciente estás preocupándote por limpiar tu espacio de acción y tu planeta. Vale la pena ser cuidadoso en este aspecto.

El fin de las distracciones

Ser minimalista en la oficina no sólo es ser organizado, sino también implica trabajar sin distracciones para poder salir a buena hora.

Nunca podré comprender porqué en esta cultura se piensa que si estás encerrado 14 horas en la oficina eres más productivo. ¡Es todo lo contrario!

Si estás más de 8 horas trabajando es porque eres el menos productivo, porque te están sobre explotando o porque simplemente no eres capaz de terminar con las distracciones y pierdes demasiado procrastinando.

Si has estado leyendo el Chocobuda por algún tiempo, sabrás que soy el enemigo público número uno de Twitter, Facebook y el celular a la hora de trabajar. Si tienes que concentrarte en tu labor, apaga todas las distracciones posibles.

También es buena idea usar audífonos para escuchar música que te ayude a enfocarte.

Como puedes ver, el minimalismo no se puede enfocar a la casa o a reducir la cantidad de libros o discos que tienes. También implica un cambio positivo en la manera en la que produces.

¿Tienes algún secreto minimalista para la oficina?

Curso de finanzas personales con So

Curso de finanzas personales con So

Mi hermana en armas y colega bloguera, So, acaba de anunciar en Blog y Lana su primer curso de finanzas personales.

De su sitio:

Ya lo veníamos cocinando desde hace un tiempo. Por fín me animé. Producciones Balazo y Blog & Lana presentamos: el primer curso de finanzas personales (dado por nosotros, claro). La idea del curso es dar las herramientas básicas para dejar de vivir quincena tras quincena. Datos y consejos para empezar a generar un “colchón” de dinero poco a poco para no llegar frío en cada fecha de pago.

En épocas donde la economía personal es un tema complejo por la avalancha de cosas que tenemos encima, es vital saber administrar nuestros gastos y saber invertir bien nuestro dinero.

Y la capacitación es la mejor inversión que podemos hacer.

Por otro lado, este curso cultiva valores budistas como Visión y Acción Correctas, que son parte del Camino Óctuple; es decir, el sendero a una vida tranquila.

Así que no dejen de ir. Vale mucho la pena.

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El Chocobuda produciendo Lana y Podcast, con So

El Chocobuda produciendo Lana y Podcast, con So

Para todos aquellos fans de todo lo que sea finanzas personales, hay un podcast que deberían escuchar. Se llama Lana y Podcast, con So. Ella es la autora del magnífico Blog y Lana, el sitio que nos enseña a no ser tontos y hacer cosas inteligentes con el dinero.

En su show 34.1, Chocobuda International Enterprises, con su subsidiaria El Webonauta, se una a su equipo para la producción del podcast.

¡Bájenlo, escuchen y aprendan a manejar su dinero!

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Cómo simplifico mi vida con mi smartphone [Por Juan Olvera, de Rico y Feliz]

Cómo simplifico mi vida con mi smartphone [Por Juan Olvera, de Rico y Feliz]

Para dar continuidad al post de la semana pasada, No necesito Internet en el celular, Juan Olvera, de Rico y Feliz, colabora por primera vez en Choco Buda y nos comparte este post que trata de cómo el iPhone lo ha hecho más productivo.

Como mencioné antes, Internet en el móvil es una buena herramienta de trabajo y a Juan le cambió la vida.

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Al despertar

Lo primero en el día que hace mi iPhone es que me despierta con dos alarmas, una para avisarme que ya casi es hora y otra para levantarme definitivamente. Después de bañarme y cambiarme doy una revisada rápida a mis tareas en “Things” y si tengo correos nuevos, solo veo cuántos tengo, no los abro.

Empezando mi jornada laboral

Llegando a mi trabajo voy a mi oficina a recoger mi libreta y pluma, trato de estar lo menos posible en ella, por lo que ahora ya no prendo mi PC como solía hacerlo, antes me sentaba cómodamente para abrir Google Chrome a ver qué pasaba en Twitter y Google Reader.

En su lugar reviso nuevamente Things para ver si tengo tareas con actividad física en mi oficina o si mi inbox físico tiene cosas por procesar, si es así ataco cada cosa hasta terminar, si no, me voy rápidamente.

Lo que antes me tomaba fácil una hora y media en procrastinar, ahora solamente me toma de 5 a 20 minutos y en puro trabajo.

Durante el trabajo

Como la mayoría de mis tareas son citas, al caminar hacia mi auto reviso cual es la primera y me concentro en ella. Siempre trato de llegar 10 o 15 minutos antes a la cita para tener tiempo muerto a propósito.

Mientras me hacen esperar para recibirme, trato de aprovechar el tiempo en diversas cosas como leer mis feeds o articulos previamente guardados en “Instapaper”, twittear algo de “JAJA” (termino de ChocoBuda), tomar fotos en el entorno (hobbie) con “Instagram”, leer e-books, etc. cuando me hacen esperar después de la hora pactada tengo fácil media hora en total de cosas que me entretienen y me hacen menos tediosa la espera.

Al entrar a mi cita, si mi cliente me pide algún precio, como ya no camino con papeles, folders ni maletas, solo abro “Dropbox” con mis carpetas previamente organizadas, busco el PDF y doy rápido con el producto en la opción “buscar” del mismo app.

Al principio tardaba para dar los precios así, pero bien dicen la practica hace al maestro, si en vez de eso me pide la lista completa de precios, rápidamente se la mando por correo desde el mismo dispositivo en el mismo instante, sencillo y rápido, además que ahorramos en papel (en vez de traer listas impresas).

Correos

Una cosa que quiero resaltar es que en esos tiempos muertos gestiono correos, no soy muy participe de revisarlos varias veces al día, pero mi trabajo es entregar al cliente el producto lo más pronto posible y algunos vienen de otras ciudades, la logística de estos es diferentes y una hora de retraso puede significar un día en el retraso de la entrega, necesito contestar casi inmediatamente los correos de este tipo.

Cosa que no podría si lo tuviera que hacer hasta que llegara a mi oficina en mi ordenador.

Tareas personales

Si mi esposa necesita avisarme o pedirme algo me manda un msg por “WhatsAPP” desde su Blackberry y lo reviso cuando salgo de la cita con el cliente, el programa le avisa a ella si lo leo o no, entonces no necesito contestarle con un “ok” o algo por el estilo, simplemente lo leo y lo proceso si es necesario o lo dejo así, es como un inbox para las cosas en las que necesito ayudarle a mi esposa.

Blogging

Algunas veces he escrito mis posts con todo y la imagen insertada desde el iPhone, obviamente en un tiempo muerto o en varios.

Ligero durante la jornada la boral

Como ven las únicas cosas con las que cargo en mi trabajo son mi iPhone, libreta y pluma. Lo que no me permite hacer mi iPhone es garabatear ideas o comentarios de los clientes y es ahí donde entra mi libreta.

Por último

Otra cosa, mi estilo de vida requiere de un smartphone con la conexión a Internet y aunque también lo uso para cosas de ocio y proyectos personales, es mayormente laboral. Además puedo pasar hasta una semana sin tocar mi ordenador en la oficina, actividad positiva contraria a la de satainzar la compra de un smartphone y decir que no sirve para nada (comentario muy generalizado pero representa bien la idea que quiero dar).

El objetivo del post es demostrar que un Smartphone es una herramienta que te puede sacar de muchos apuros si lo sabes usar, de pasada quiero agradecer a ChocoBuda por esta oportunidad para demostrar que productos de “moda” pueden también ser útiles simplificando nuestras rutinas.

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Si quieres leer más sobre Juan y sus ideas de productividad, no olvides visitar su blog, Rico y Feliz. LINK

3 pasos simples para obtener máxima productividad

3 pasos simples para obtener máxima productividad

Hace años, cuando comencé a investigar métodos de productividad, me encontré con que existe todo un mercado y una cultura dedicada a hacer que la gente aprenda a organizar su día, a cumplir sus metas y a tener tiempo de sobra para las cosas que valen la pena de la vida.

Busqué e intenté muchos sistemas. Hice un poco de los 7 pasos de Stephen Covy, un poco de Getting Things Done, pero estos métodos se enfocan mucho al trabajo del contador o del administrador de empresas.

El trabajo creativo no está hecho para un sistema tan lleno de reglas y de check lists.

Así que tuve que aprender a ser productivo en mis propios términos y llegar a los siguientes 3 pasos simples para obtener máxima productividad, mismos que comparto con ustedes.

1. Levántate temprano, antes de que salga el sol.

Este tema ha sido objeto de muchas discusiones a lo largo de mi vida. La gente me mira como si yo estuviera loco cuando digo que me levanto diario, incluso en fin de semana, a las 4:40 AM.

Por alguna razón que no comprendo, es correcto maltratar tu cuerpo y mente y privarlos del sueño estando en una fiesta o jugando videojuegos; pero a todo mundo le parece una aberración levantarse temprano.

Salir temprano de la cama tiene muchos beneficios, tantos, que tendría que dedicar todo un ensayo al respecto. Entre ellos están:

  • Aprovechas el silencio y calma de la mañana
  • Ves salir el sol
  • Te da tiempo de desayunar como ser humano, no como máquina de barras de granola
  • Eres mucho más creativo porque tu mente no tiene toda la basura del día
  • El teléfono no suena
  • No llegan correos a tu inbox
  • Te da tiempo de meditar 20 minutos
  • Es un tiempo exclusivamente para ti
  • Erradicas el insomnio de manera natural, sin necesidad de pastilla alguna
  • Te vas a la cama temprano, también de forma natural

Levantarte temprano te da la oportunidad de comenzar tu día sin prisas, bien descansado y alerta al 100% cuando todos a penas se están quitando las cobijas.

En mi caso, me he disciplinado para comenzar a las 4:40 o 4:30 AM y esto me permite dar rienda suelta a mis pasiones: escribir y mantener dos blogs, grabar un podcast, leer, escribir ciencia ficción y meditar. De esta forma, cuando comienza el día, yo ya cubrí mis necesidades creativas y estoy listo para trabajar. Y no, no estoy cansado cuando arranco el trabajo.

2. Apaga las distracciones

Aquí no hay mucho qué decir, más que:

Si quieres progresar en tu trabajo, apaga las distracciones. PUNTO.

Apaga Facebook, Twitter, el teléfono, cierra el correo electrónico, cierra la puerta de la oficina y concéntrate en terminar tu trabajo.

Escucho a la gente quejándose de que tienen mucho trabajo y pendientes que no pueden terminar. Estas quejas son puestas en Twitter y Facebook, escriben en su Blogger y Thumblr.

Yo les tengo un comentario: mientras están lloriqueando de que tienen mucho qué hacer, no están resolviendo nada.

Las redes sociales en web son una herramienta muy poderosa para mi trabajo y mi consumo de información. Me permiten estar en contacto con amigos, familia, divertirme, cerrar negocios, hacer nuevos clientes. Pero a la hora de cumplir metas y terminar tareas, simplemente las cierro.

Apaga las distracciones y concéntrate en tus tareas hasta terminar. Cuando hayas acabado o necesites 5 minutos para un café, entonces sí, date un respiro saludando y quejándote en Twitter.

¿Es difícil concentrarte? Bienvenido a mi oficina. Clic aquí.

3. Haz una lista de pendientes y trabaja con ella hasta terminar

Luego de que te levantaste temprano y estás listo para trabajar, la mejor forma de arrancar es haciendo un listado de pendientes.

De nuevo, aquí hay toneladas de programas, libretas, calendarios que gritan ser los mejores métodos. Mi consejo es: no gastes.

El mejor sistema de organización se llama papel y viene acompañado con un lápiz. Ellos son tus mejores amigos a la hora de organizar el trabajo del día.

Si prefieres un sistema más tecnológico, te recomiendo Google Tasks, que son gratis y forman parte de Gmail. Aquí el truco es sacar los Tasks a una ventana aparte y minimizar Gmail para evitar distracciones.

Yo sé que hay tareas que pueden llevar todo un mes para cumplirse, pero si las divides en pequeñas rutinas diarias, podrás organizarte y terminar.

Conclusión

Si usas el Choco Método de Productividad (JAJAJA), terminarás tu día temprano y tendrás más tiempo para salir a caminar, ver una película o perderte en los brazos de Internet.

¿Tienes algún otro consejo que compartir? ¡Los comentarios están abiertos!

Foto: HonourableTyr

Encontrar el tiempo [Beneficios de la meditación]

Encontrar el tiempo [Beneficios de la meditación]

Nuestra cultura de forzosa productividad nos obliga a estar activos todo el tiempo.

Desde que nos levantamos en la mañana hasta muy entrada la noche, estamos sujetos a una cantidad de actividades que, si las ponemos por escrito  nos sorprendería ver el cúmulo de cosas que resolvemos en unas horas.

Esto no es precisamente malo porque es como funciona el mundo y es la manera en la que nos ganamos la vida prácticamente todos.

Nuestra capacidad humana de resolver, de comprender y de relacionarnos con el mundo es a través de la actividad social y el trabajo.

Sin embargo nunca parecemos tomar un respiro. Aun en los momentos de soledad buscamos algún factor de distracción y la consigna es tener la mente ocupada de tiempo completo.

Por eso cuando dormimos, en fin de semana, cuando salimos de vacaciones y cuando estamos en las situaciones más relajantes, nuestra mente sigue trabajando a toda capacidad y no descansamos.

Descansar es una industria de millones de dólares que te vende todo tipo de artefactos y servicios para que tu tiempo de relajación sea de calidad.

Sin embargo, aun necesitamos encontrar una campaña de publicidad, un servicio público que nos impulse al verdadero descanso: el silencio y la soledad.

Tal perecería que estas dos grandes palabras son los enemigos más grandes de la humanidad y se les ve con terror. «¿Comer solo? Nunca.«, he escuchado decir a muchos.

¿Porqué tenemos tanto miedo de estar solos? ¿Porqué nos aterra el pensar que, por un momento, nuestra mente no sea estimulada por la radio, televisión, videojuegos?

Las respuestas a esas preguntas todos las traemos por dentro y no existe una que aplique para todos, pero lo que sí es común es que las personas tenemos miedo del silencio porque eso hace que nuestra mente se enfoque hacia adentro, a arreglar y procesar la información que tiene pendiente porque siempre la tenemos bombardeada por estímulos.

En suma, no queremos estar solos y en silencio.

Pero la verdad es que el verdadero descanso llega al pasar tiempo con nosotros mismos y darle descanso a la mente.

Para efectos ilustrativos, lo pongo de esta forma.

Descansar en una playa, 4 días y 3 noches, todo pagado: US$600.00

Descansar en la inmensidad del espacio, dando silencio y reposo a la mente con sólo 20 minutos de meditación al día: Gratis y siempre está abierto.

Encontrar el tiempo para nosotros mismos, no para distraernos y entretenernos, es cuando realmente podemos descansar y terminar con el caos de la vida productiva.

Y todo esto es una de las actividades minimalistas por excelencia.

Muy pronto podrán comenzar a meditar con el Choco Buda. Estén pendientes.